Se prémunir contre les interruptions de service

Les arrêts de production, rotations et pannes (STO) sont des phénomènes extrêmement complexes et impliquent de nombreux intervenants dont l’objectif commun est de minimiser le temps d’interruption, de maîtriser les coûts et d’empêcher tout incident lié à la sécurité. Même lorsque des travaux de maintenance sont prévus en amont, l’interruption d’un actif requiert une suite complexe d’étapes techniques spécifiques et étroitement coordonnées afin que tout se déroule le plus rapidement possible.

Malheureusement, le périmètre des projets est souvent mal défini et les changements apportés au cours du projet ne sont pas totalement sous contrôle ni correctement identifiés en raison de méthodes de travail dépassées. Cela réduit la visibilité et entraine des dépassements de budget et au niveau du planning. Une mauvaise gestion de ce type de projets peut donc mener à des conséquences désastreuses en termes de coûts financiers, de valeur actionnariale et même de réputation pour l’entreprise.

Grâce à la judicieuse combinaison d’un planning détaillé et de procédures rigoureuses, les sociétés de services publics peuvent gérer les problématiques complexes plus en amont et atténuer les risques inhérents aux STO. Voici quatre manières éprouvées permettant aux responsables de projet de mettre toutes les chances de leur côté pour exécuter avec succès les projets et obtenir des résultats conformes aux objectifs de chacune des parties prenantes.

Se servir de la technologie pour maximiser la visibilité et la productivité

Tout aussi important qu’avoir de bonnes compétences et de bonnes ressources, les responsables doivent aussi faire appel aux bonnes technologies. On ne saurait trop insister sur l’importance de l’efficacité, de la transparence et de la traçabilité comme facteurs de réussite à l’ère du digital. Les services publics qui continuent à retarder l’adoption d’outils intégrés modernes et du partage d’information en temps réel s’exposent à un désavantage compétitif et à des risques financiers inutiles.

Malgré les progrès du secteur en matière de collecte de données et de processus de collaboration, certaines entreprises ont encore recours à des feuilles de calcul obsolètes et à des méthodes datées pour rassembler les éléments relatifs à un projet. Il en résulte un manque de transparence, ainsi que l’impossibilité pour les parties prenantes de prendre des décisions cruciales et de garantir la bonne exécution des projets s’appuyant sur l’accès aux données en temps réel.

En résumé, tout cela se traduit par un ralentissement du rythme de travail. Si les collaborateurs se servaient plutôt d’une plateforme centralisée de gestion de projet, un suivi du travail pourrait être assuré. La coordination et les compétences organisationnelles de l’équipe pourraient ainsi également être améliorées pour l’ensemble du service.

Aujourd’hui, il est possible, en ouvrant plusieurs plannings à la fois, de consulter un chemin critique « intégré », ainsi que le statut des différentes ressources (déficits, dépassement des délais, contraintes calendaires, etc.). Il se passe de nombreux phénomènes lors d’une coupure de courant, il est donc plus qu’appréciable de pouvoir fusionner tous les plannings pour en présenter une vision d’ensemble cohérente. En comblant ce manque de visibilité, les intervenants-clés ont accès aux données nécessaires afin de mieux anticiper les STO.

Des outils d’analyse et de reporting sont désormais disponibles pour répondre efficacement aux besoins de visualisation des données d’un projet, pour mieux le gérer dans la durée. Il s’agit là de données d’estimation, d’analyse et de planning, incluant des informations sur la pertinence du planning, les ressources en main-d’œuvre ou autres données typiques. Grâce à ces informations, les parties prenantes au projet peuvent assurer une certaine visibilité au sein de l’entreprise, et la direction est en mesure de prendre des décisions concrètes en matière de constructibilité. Par exemple, les chargés de projets s’assureront, grâce aux outils de planning, que deux équipes ne se trouvent pas au même endroit, ceci dans un souci d’efficacité et de sécurité.

Se concentrer sur le « script »

Un second facteur de réussite consiste à gérer et optimiser le périmètre du projet afin de maximiser sa valeur globale et l’efficacité des travaux. Cette approche permet de s’assurer que la quantité de ressources qualifiées nécessaire est bien disponible au bon moment, les projets pouvant ainsi suivre leur cours tout en évitant les dépenses inutiles.

Les gros projets STO impliquent souvent des dizaines de milliers de tâches à réaliser dans un laps de temps restreint. Chaque phase de l’événement implique de nombreuses ressources en main-d’œuvre spécialisée et du matériel devant être disponible à des moments bien précis. Le moindre détail doit être identifié et planifié en avance pour assurer la fluidité des processus et éviter les retards coûteux.

Avant une coupure électrique par exemple, il peut être demandé aux coordinateurs de dresser un plan pour prévenir la mise hors ligne simultanée de grosses capacités de mégawatts. En fin de compte, les services publics se doivent d’avoir une idée exacte du temps de coupure, car c’est la base du processus de planification des coupures.

Il revient aux parties prenantes de prendre conscience que si un STO survient, c’est parce que les changements de périmètre n’ont pas été anticipés. Si les décideurs permettent des changements par rapport aux objectifs originaux et ce, en cours de projet, alors le risque de dépassement des délais et du budget est important. Or, le manque de coordination au sein de l’équipe est l’une des causes premières de tels problèmes.

Afin de prévenir ou de minimiser ces changements de périmètre, il revient aux chefs de projet d’identifier toutes les parties prenantes longtemps à l’avance, de les faire participer à la planification et de s’assurer que chacune comprenne et accepte les objectifs. Idéalement, il faut être capable de suivre et de comparer les réalisations par rapport aux objectifs fixés en termes de délai et de budget.

Concevoir les plannings de manière proactive

Prédire toutes les éventuelles failles d’un projet est impossible. Cependant, il est impératif d’anticiper et de minimiser les risques liés aux STO. En étant proactif quant aux tâches non prévues sur le terrain ou impromptues, les responsables de projets peuvent et devraient être à même de prévoir une solution alternative pour pallier les problèmes durant un STO.

Un planning solide et complet doit être suffisamment agile et laisser de la place pour différents scénarii ou tâches inopinées. Les retards liés à des éléments incontrôlables, comme la météo, doivent également être anticipés. La non prise en compte de ces événements retardera le projet et engendrera de la frustration pour toutes les parties prenantes. De nouveau, cela met en exergue l’importance d’un accord entre tous les collaborateurs avant le début du projet, dans le but de prévenir ou minimiser les incidents évitables.

Les problèmes sont souvent constatés lors d’inspections. Après des années de fonctionnement, il n’est pas rare de voir du matériel dans un état de détérioration plus avancé que prévu. Par exemple, un besoin accru de réparations peut être identifié lors de l’inspection d’une pièce de chaudière, d’un collecteur de vapeur, ou d’une canalisation principale qui a servi durant des années. Le personnel de soudure devrait alors se mobiliser, entrainant des coûts de main-d’œuvre et une perte de temps sur le travail prévu initialement. Pire encore, un système électrique ou un transformateur qui montrerait des signes de fatigue ou une turbine qui ne s’arrêterait pas en temps voulu causerait des risques pour la sécurité et l’environnement.

Dans tous les cas, la manière de communiquer au sein de services publics est cruciale pour la réussite des projets et la bonne gestion des attentes. Il est courant d’organiser des réunions pour passer en revue les priorités, deux à trois fois par jour, pour évaluer les situations, décider de réaffecter ou d’allouer plus de ressources, de déterminer si les dérives peuvent être évitées grâce à une méthodologie précise ou de modifier le timing de la coupure.

C’est donc à nouveau un parfait exemple d’une situation où une technologie adéquate peut jouer un rôle primordial pour aider les parties-prenantes à évaluer le facteur temps et les ressources financières et humaines nécessaires pour prendre des décisions intelligentes en temps réel.

Maintenir la visibilité pour une amélioration continue

De par le caractère récurrent des STO et le fait que ces incidents peuvent présenter des caractéristiques similaires, les services publics doivent apprendre de chaque incident. Cela comprend le fait de réussir là où beaucoup échouent, c’est-à-dire de s’améliorer au fur et à mesure des projets conduits. Trop souvent, un planning STO défaillant associé à des opérations en silos et déconnectées nuit au suivi des performances. Les mauvaises habitudes sont ensuite ancrées et répétées lors des incidents suivants.

En moyenne, les STO les plus importants surviennent tous les trois à six ans, les services publics pouvant faire face à plusieurs STO simultanés sur la même période de l’année (au printemps et à l’automne). Les services doivent s’assurer que toutes les informations relatives aux projets précédents—actions, incidents, changements de périmètre et dépassements de temps—sont centralisées, analysées, et accessibles rapidement afin de guider les équipes lors des opérations futures. Au lieu de voir les STO comme des événements limités dans le temps, les organisations devraient les considérer comme des éléments récurrents et circulaires avec une incidence directe sur les capacités des parties prenantes à délivrer de la valeur, de la sécurité, une maintenance avisée avec des prédictions fines en termes de trésorerie et de délais.

A nouveau, la technologie peut donc vraiment faire toute la différence. Des solutions peuvent tracer les progrès en temps réel en cas d’incident, tout en fournissant de la visibilité. Que les plans initiaux soient respectés ou pas, les failles peuvent être analysées en temps réel et des décisions informées peuvent être prises afin de repartir du bon pied. De plus, procéder à la revue complète d’un projet permet aux responsables STO de prendre des mesures pour mieux planifier les prochaines coupures.

Une gestion appropriée des STO — couvrant le périmètre, les coûts, le planning, les risques et les changements — représentera toujours un défi majeur pour le secteur des services publics. Ces défis sont cependant surmontables en appliquant les bonnes pratiques que nous venons d’énumérer. Les organisations peuvent se prémunir contre les STO planifiés comme imprévus, améliorer la planification générale et diminuer les retards coûteux.

Source : Face au risque

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